In Exact Compact kunt u de bankrekening wijzigen via [Compact, Betaalmiddelen, Onderhouden, Openen] of (CNO). In Exact Compact Kassa is het pad [Systeem, Kassa, Betaalmiddelen, Openen] of (SKB). Om een betaalmiddel aan te maken dient u een dagboek van het type 'Bank'of 'Kas' aan te maken via [Systeem, Financieel, Dagboeken]. Bij het aanmaken van een bank/kasdagboek wordt meteen een betaalmiddel aangemaakt waaraan het bank/kasdagboek wordt gekoppeld.
Hieronder vindt u een beschrijving van de velden voor het onderhouden van uw bankrekeningen.
Het tabblad 'Basis' is onderverdeeld in verschillende secties. Hieronder vindt u per sectie een korte beschrijving.
Bankrekening
Hier wordt het rekeningnummer van de bankrekening die u aangemaakt heeft in het betreffende dagboek weergegeven.
Land
In Exact Compact staat hier standaard de landcode NL ingevuld. Buitenlandse bankrekeningen worden niet ondersteund.
Dagboek
Hier wordt het dagboek weergegeven die is aangemaakt voor dit betaalmiddel.
Bank
In dit veld geeft u de banknaam in. Door op het vergrootglas of op de F5-toets te drukken, krijgt u alle beschikbare banken te zien. Door op 'Selecteren' te drukken kunt u de gewenste bank aangeven.
Sectie Rekening
Rekening
Dit veld geeft de grootboekrekening van de bank weer.
Niet toegewezen
Dit veld geeft de grootrekening aan voor de 'Betalingen onderweg'.
Sectie Crediteur
In Exact Compact is aan iedere bankrekening of kassa een crediteur gekoppeld. Hier voert u een crediteur in die correspondeert met de ingevoerde bank. Zodra u op het vergrootglas drukt kunt u een crediteur selecteren of een nieuwe aanmaken. De adresgegevens die vervolgens getoond worden zijn de gegevens die u heeft ingevoerd in het onderhoud van de crediteuren [Compact, Crediteuren, Onderhouden].
Sectie Notities
In het veld 'Notities' is het mogelijk om extra informatie toe te voegen aan de aangemaakte bankrekening. Indien u werkt met Exact Compact Kassa, wordt de extra notitie die hier is geplaatst, rechtstreeks op de kassabon afgedrukt.
Sectie Algemeen
In deze sectie kunt u aangeven of u de bankrekening wilt blokkeren of niet. U kunt hier in het datumtraject ook aangeven vanaf wanneer de bankrekening actief is.
Sectie Resultaten
De sectie 'Resultaten' geeft u een bondig overzicht van de inkomende en uitgaande geldstromen. Tevens vindt u hier informatie over het laatst geïmporteerde afschrift.
Sectie Identificatie
Hier kunt u het SWIFT-adres en de BIC-code opgeven. Deze gegevens zijn alleen voor buitenlandse betalingen van belang.
SWIFT-code
Het SWIFT-adres van een bank is belangrijk voor automatische binnenlandse en buitenlandse betalingen. Elke bankfiliaal heeft een eigen SWIFT-adres. De eerste vier posities (letters) geven de bank aan, de volgende twee (letters) het land, de daaropvolgende twee de plaats waarin het hoofdkantoor van de bank is gevestigd, en de laatste drie posities kunnen een code bevatten die het filiaal aangeeft. Vraag uw bank om het juiste SWIFT-adres.
BIC-code
(Bank Indentifier Code) is ook een internationale identificatiecode. Deze code wordt gebruikt voor wereldwijd grensoverschrijdend betalingsverkeer. Deze code wordt gebruikt om de bank te identificeren. Het is niet verplicht om de BIC-code te vullen.
Hoewel het in de Exact Compact programmatuur niet verplicht is om een BIC code op te geven is het mogelijk dat uw bank toch wilt dat u de BIC code aanlevert in de betaal- en incassobestanden. Dit verschilt per bank. Informeer hiervoor bij uw bank. Wanneer uw bank aangeeft dat het in uw situatie wel verplicht is om een BIC code aan te leveren dan kunt u de BIC code vullen in Exact Compact. Als dat niet het geval is kunt u deze leeg laten in Exact Compact.
IBAN
International Bank Account Number. Deze code wordt gebruikt voor wereldwijd grensoverschrijdend betalingsverkeer. In tegenstelling tot de BIC-code, wordt deze code gebruikt om de individuele bankrekening te identificeren. Wanneer u de optie 'Gebruik SEPA formaat' in de sectie 'SEPA' heeft aangevinkt is het verplicht om het IBAN-nummer te vullen. Wanneer u bij het veld 'Bankrekening' op het tabblad 'Basis' een IBAN heeft opgegeven wordt die waarde automatisch overgenomen in dit veld, en is dit veld niet meer te wijzigen.
Identificatie 1, Identificatie 2
De velden 'Identificatie 1' en 'Identificatie 2' kunt u gebruiken om bankcodes en branchescodes van uw bank weer te geven. Sommige exportformaten maken gebruik van deze velden.
Bankcode / Filiaalcode
In deze velden kunt u de bankcode en filiaalcode in vullen van de bank
van uw betaalmiddel. Deze velden zijn optioneel en dienen ingevuld te worden
bij het verwerken van betalingen voor bepaalde bankformaten voor
buitenlandse banken.
Sectie Bestandsdirectories
Import-directory
Bij het importeren van uw afschriften heeft u verschillende mogelijkheden om te importeren. Indien u kiest voor 'Importeren', wordt gecontroleerd of er in de import-directory afschriftbestanden staan. Bij deze controle wordt niet gekeken naar de naam van het bestand, maar naar de structuur. Dit heeft als voordeel dat u bij het exporteren vanuit het telebankierpakket het afschriftbestand een andere (eigen) naam kunt geven.
Export-directory
Bij het aanmaken van een betalingsbestand wordt het bestand standaard in een subdirectory van deze directory weggeschreven. Met het vergrootglas kunt u een directory zoeken op uw computer of netwerk. Als u bijvoorbeeld voor de ABN AMRO een betalingsbestand aan wilt maken, dan komt deze in de directory 'c:\program files\exact software\outbox\nl\abn amro' . De subdirectories 'NL\ABN AMRO' wordt gegenereerd na het aanmaken van een bankbestand. Per bank wordt in de subdirectory 'NL' een map aangemaakt.
Wijzigen
Met het icoon 'Wijzigen' worden de instellingen geopend en kunt u in de bankinstellingen de import- en export-directories aanpassen.
Secties SEPA betaalopdrachten en SEPA Incasso opdrachten
De velden in deze secties zijn alleen aanwezig wanneer het betaalmiddel is aangemaakt in EUR, het land van het betaalmiddel in het SEPA gebied ligt, en het type van het betaalmiddel 'Bank' of 'Creditcard' betreft.
Sectie SEPA betaalopdrachten
SEPA betaalopdrachten
Met deze optie kunt u aangeven dat u dit betaalmiddel wilt gebruiken voor betalingen in SEPA formaat. Wanneer u deze optie aanvinkt, is het verplicht om het IBAN te vullen bij dit betaalmiddel. Wanneer u betalingen aan crediteuren verwerkt voor dit betaalmiddel, is het tevens verplicht om bij het onderhoud van de bankrekeningen van die betreffende crediteuren ook het IBAN gevuld te hebben. Omdat SEPA betrekking heeft op Europees betalingsverkeer geldt dit voor alle crediteuren (inclusief Nederlandse crediteuren).
Er zijn een aantal voorwaarden waaraan voldaan dient te worden om een bankbestand in SEPA formaat aan te maken:
Batch aanlevering
Deze instelling bepaalt hoe het 'batch booking' element in de bestanden voor SEPA betaalopdrachten en incasso-opdrachten wordt gevuld. Op basis van 'Batch aanlevering' bepaalt de bank hoe de uitvoering van de betaling wordt weergegeven op het afschrift. Wanneer deze optie is aangevinkt bevat het afschrift van de bank één regel voor alle transacties binnen dezelfde groep. Wanneer deze optie is uitgevinkt bevat het afschrift van de bank afzonderlijke regels voor iedere transactie.
Het aan- of uitvinken van deze optie betreft een 'verzoek' aan de bank en geen 'verplichting'. Het is afhankelijk van de bank hoe er met dit verzoek wordt omgegaan. Er zijn banken die naar dit verzoek kijken, maar er zijn ook banken die het verzoek negeren en het afschrift altijd op de ene of de andere manier aanleveren. Tevens zijn er banken die met de cliënt zelf afspreken hoe de afschriften worden aangeleverd. Informeer hiervoor bij uw bank.
Wanneer uw bank de afschriften uitsluitend gecomprimeerd aanlevert en/of u de instelling 'Batch aanlevering' heeft aangevinkt is het aan te raden om te werken met betalingen onderweg waarbij de betalingen onderweg rekening van het type 'Crediteurenrekening' is. Dit kunt u aangeven in de bankinstellingen. Voor meer informatie, zie Betalingen onderweg in Exact Compact.
SCT formaat exportbestand
SEPA betaalopdrachten worden aangemaakt in het PAIN formaat. Van het PAIN
formaat zijn verschillende versies aanwezig die kunnen verschillen per
bank/land. Via een XSLT bestand wordt bepaald hoe de SEPA betaalopdracht wordt
aangemaakt. Standaard is hier het meest recente formaat geselecteerd en wordt
een SEPA betaalopdracht aangemaakt in het meest recente formaat. Wanneer u
echter een ander formaat wilt gebruiken, bijvoorbeeld als uw bank er om vraagt,
dan kunt u dit aanpassen via deze instellingen. De aanwezige opties verschillen
per land van het betaalmiddel. Daarnaast beschikt u hier over de optie
'Aangepast' waarmee u de mogelijkheid heeft om een aangepast XSLT bestand te
selecteren dat niet als optie in deze lijst aanwezig is. Wanneer u 'Aangepast'
selecteert kunt u bij 'SCT bestandsnaam' het betreffende XSLT bestand
selecteren.
SCT bestandsnaam
Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'SCT formaat exportbestand' de optie
'Aangepast' heeft geselecteerd. U kunt hier XSLT bestand selecteren dat u wilt
gebruiken voor het aanmaken van SEPA incasso opdrachten.
SCT: Valuta
Dit veld is alleen van toepassing op SEPA betaalbestanden in het
PAIN.001.001.03 formaat. Hiermee kunt u aangeven of u de SEPA
betaalbestanden wilt aanmaken voor transacties in alle valuta of alleen de
Euro:
- Euro: Er wordt alléén een SEPA betaalbestand aangemaakt voor
Euro transacties
- Alle: Er wordt een SEPA betaalbestand aangemaakt voor alle
valuta. Er wordt dan voor de niet-euro valuta geen apart bestand voor
buitenlandse betalingen aangemaakt.
Clearing identificatie
Dit veld is van toepassing op NIET-EURO SEPA betalingen. Hier kunt u de
clearing code opgeven die dient te worden gebruikt wanneer er geen BIC code
aanwezig is in het betaalmiddel.
Sectie SEPA incasso opdrachten
SEPA incasso opdrachten
Deze optie is alleen aanwezig voor betaalmiddelen waarbij EUR als valutacode is geselecteerd. Met deze optie kunt u aangeven dat u dit betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA incasso-opdrachten. Wanneer u deze optie aanvinkt, is het verplicht om het IBAN te vullen bij dit betaalmiddel. Bij het uitvoeren van een incasso voor dit betaalmiddel wordt er een XML bestand aangemaakt in het SDD formaat.
Net zoals bij een 'normale' incasso dient voor de SEPA incasso-opdrachten de betaalwijze van de termijn 'Incasso' te zijn. Voor SEPA incasso-opdrachten zijn er echter een aantal aandachtspunten:
- Bij het betaalmiddel waarvoor u de SEPA incasso-opdracht uitvoert dient de optie 'SEPA incasso opdrachten' te zijn aangevinkt
- De te incasseren termijn dient de valutacode 'EUR' te hebben.
- Bij de te incasseren debiteur is een geldige incassomachtiging aanwezig.
- Bij de bankrekening van de debiteur dient het veld IBAN gevuld te zijn
Vervolgens kunt u via [Compact, Betaalmiddelen, Incasso's, Incassobatch beheren] de incasso verwerken. Voor 'SEPA incasso opdrachten' wordt er dan een XML bestand aan gemaakt in het SDD formaat.
Batch aanlevering
Deze instelling bepaalt hoe het 'batch booking' element in de bestanden voor SEPA betaalopdrachten en incasso-opdrachten wordt gevuld. Op basis van 'Batch aanlevering' bepaalt de bank hoe de uitvoering van de betaling wordt weergegeven op het afschrift. Wanneer aangevinkt bevat het afschrift van de bank één regel voor alle transacties binnen dezelfde groep. Wanneer uitgevinkt bevat het afschrift van de bank afzonderlijke regels voor iedere transactie.
Het aan- of uitvinken van deze optie betreft een 'verzoek' aan de bank en geen 'verplichting'. Het is afhankelijk van de bank hoe er met dit verzoek wordt omgegaan. Er zijn banken die naar dit verzoek kijken, maar er zijn ook banken die het verzoek negeren en het afschrift altijd op de ene of de andere manier aanleveren. Tevens zijn er banken die met de cliënt zelf afspreken hoe de afschriften worden aangeleverd. Informeer hiervoor bij uw bank.
Wanneer uw bank de afschriften uitsluitend gecomprimeerd aanlevert en/of u de instelling 'Batch aanlevering' heeft aangevinkt is het aan te raden om te werken met betalingen onderweg waarbij de betalingen onderweg rekening van het type 'Crediteurenrekening' is. Dit kunt u aangeven in de bankinstellingen. Voor meer informatie, zie Betalingen onderweg in Exact Compact.
SDD formaat exportbestand
SEPA incasso opdrachten worden aangemaakt in het PAIN formaat. Van het PAIN
formaat zijn verschillende versies aanwezig die kunnen verschillen per
bank/land. Via een XSLT bestand wordt bepaald hoe de SEPA incasso opdracht wordt
aangemaakt. Standaard is hier het meest recente formaat geselecteerd en wordt
een SEPA incasso opdracht aangemaakt in het meest recente formaat. Wanneer u
echter een ander formaat wilt gebruiken, bijvoorbeeld als uw bank er om vraagt,
dan kunt u dit aanpassen via deze instellingen. De aanwezige opties verschillen
per land van het betaalmiddel. Daarnaast beschikt u hier over de optie
'Aangepast' waarmee u de mogelijkheid heeft om een aangepast XSLT bestand te
selecteren dat niet als optie in deze lijst aanwezig is. Wanneer u 'Aangepast'
selecteert kunt u bij 'SDD bestandsnaam' het betreffende XSLT bestand
selecteren.
SDD bestandsnaam
Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'SDD formaat exportbestand' de optie
'Aangepast' heeft geselecteerd. U kunt hier XSLT bestand selecteren dat u wilt
gebruiken voor het aanmaken van SEPA incasso opdrachten.
Incassant ID
Dit veld is alleen aanwezig voor betaalmiddelen waarbij EUR als valutacode is geselecteerd. Het veld is verder alleen actief wanneer u de optie 'SEPA incasso opdrachten' heeft aangevinkt. Voor Duitse en Oostenrijkse betaalmiddelen is dit veld verplicht om in te vullen wanneer de optie 'SEPA incasso opdrachten' is aangevinkt.
Om een incasso te kunnen uitvoeren dient u over een incassocontract te beschikken bij uw bank. Hierbij krijgt u een uniek identificatienummer, het incassant ID. Dit incassant ID dient bij iedere incasso opdracht te worden meegestuurd. Hiervoor is het van belang dat u dit incassant ID registreert in de administratie. In dit veld dient u uw unieke identificatie nummer op te geven. Met dit nummer bent u herkenbaar in het hele SEPA-gebied. U stuurt deze ID mee met elke incasso-opdracht. De bank van uw debiteur vermeldt uw ID bij iedere afschrijving van een SEPA-incasso.
Het nummer dat u hier opgeeft dient aan een bepaalde structuur te voldoen. Wanneer dit niet het geval is wordt het veld rood en toont de melding "Ongeldige Incasant ID".
- De karakters 1-2 betreffende de ISO landcode van het land waar het
incassant ID wordt uitgegeven.
- De karakters 3-4 betreffen controle cijfers.
- De karakters 5-7 bevatten de code van de crediteur. Standaard betreft dit ZZZ.
- De karakters 8-18 betreffende de nationale identificatie van de crediteur. Deze worden altijd voorafgegaan door een 0.
Zodra er eenmaal een SEPA Incasso-bestand is gegenereerd met dit betaalmiddel is het veld inactief en kunt u dit niet meer wijzigen. Wanneer u een nieuw
incassant ID krijgt en het veld toch wilt aanpassen, dan kunt u op het
icoon klikken. Het oude nummer wordt dan gekopieerd naar het veld 'Incassant ID (oude)', en u kunt hier een nieuw
incassant ID opgeven.
Wanneer u de wijzigingen wilt bewaren, wordt er een melding getoond. Hiermee kunt u bepalen hoe de structuur van de eerstvolgende SEPA incassobatch wordt opgebouwd na deze wijziging.
Deze tabel geeft een samenvatting van de resultaten bij het kiezen van de verschillende opties in bovenstaande melding:
| Handeling | Resultaat bij de geselecteerde opties |
| Ja | Nee | Annuleren |
| Huidige volgorde van alle SEPA Incassomachtigingen die gekoppeld zijn aan een betaalmiddel |
Wordt op Eerste gezet |
Blijft ongewijzigd |
Blijft ongewijzigd |
| Het veld Incassant ID |
Het nieuwe incassant ID wordt opgeslagen |
Het nieuwe incassant ID wordt opgeslagen |
Het huidige incassant ID wordt opgeslagen |
| Het veld Incassant ID (Oude) |
Het oude incassant ID wordt opgeslagen en verplaatst naar het veld Incassant ID (Oude) |
Het oude incassant ID wordt opgeslagen en verplaatst naar het veld Incassant ID (Oude) |
Leeg |
Hou er rekening mee dat zodra de bedrijfsnaam in de Administratie-instellingen of het incassant ID in het betaalmiddel is gewijzigd, de wijzigingen op worden genomen in het XML bestand van de volgende Incassorun. In het geval een bestaand incassant ID is gewijzigd zonder op het icoonbij het veld Incassant ID te klikken, zal bovenstaande melding niet worden getoond. Het nieuwe incassant ID wordt automatisch opgenomen in het XML bestand van de incasso-opdracht.
Incasant ID (oude)
Dit veld is alleen actief wanneer u een Incasant ID voor het betaalmiddel heeft gedefinieerd. Wanneer u bij het veld 'Incasant ID' op het icoon klikt wordt kunt u een nieuwe Incasant ID opgeven en wordt de oude Incasant ID in dit veld geplaatst. U kunt dit veld niet aanpassen.
Incassodatum (Eerste) / Incassodatum (Terugkerend)
In deze velden kunt u de eerste en terugkerende incassodatum aangeven.
Deze waardes worden gebruikt bij het berekenen van de gevraagde
incassodatum. De gevraagde incassodatum is de datum waarop de bank de
incasso opdracht uitvoert. Voor meer informatie over hoe deze velden worden
gebruikt in de berekening van de gevraagde incassodatum kunt u de uitleg bij
het veld Gevraagde incassodatum berekening in de sectie SEPA
in het document
Bankinstellingen raadplegen.
Sectie Bedragen
Limietbedrag
Geef de limiet voor dit betaalmiddel op. Het saldo van het betaalmiddel mag de limiet niet overschrijden. Als u hier het bedrag 0,00 opgeeft, wordt niet uitgegaan van een limietbedrag.
Beveiligingssamenvattingmethode
Dit veld is alleen actief wanneer SEPA betaalopdrachten of SEPA incasso
opdrachten is aangevinkt. In Exact Compact is dit veld ingesteld op SHA-256
en kan het niet worden gewijzigd.
Sectie Integratie elektronisch bankieren
Deze sectie is alleen aanwezig bij betaalmiddelen van de Rabobank en wanneer u uw administratie heeft ingericht voor het automatisch uitwisselen van bankbestanden met de Rabobank. Hier worden de bankkoppelingen aangegeven. Deze kunt u niet aanpassen in Exact Compact. Indien u klant bent van de Rabobank, kunt u uw administratie koppelen aan uw bankrekening(en) bij de Rabobank. Deze koppeling kunt u aanleggen vanuit Rabo Internetbankieren, waarbij u per bankrekening kunt aangeven of u bankafschriften en betaalopdrachten automatisch wilt laten uitwisselen tussen uw administratie en de bankrekening bij de Rabobank.
Transacties
Hier wordt aangegeven of het voor dit betaalmiddel is toegestaan om bankafschriften uit te wisselen tussen uw administratie en de bankrekening bij de Rabobank. Wanneer hier een groen vinkje wordt getoond is de uitwisseling toegestaan. Wanneer hier een rood kruis wordt getoond is de uitwisseling niet toegestaan.
Betalingen
Hier wordt aangegeven of het voor dit betaalmiddel is toegestaan om betaalopdrachten uit te wisselen tussen uw administratie en de bankrekening bij de Rabobank. Wanneer hier een groen vinkje wordt getoond is de uitwisseling toegestaan. Wanneer hier een rood kruis wordt getoond is de uitwisseling niet toegestaan.
Incasso
Deze optie is niet van toepassing op de Exact PSD2-koppeling voor Rabobank.